Recunoasterea optica de caractere
Arhivarea/depozitarea documentelor
Arhivarea/administrarea documentelor in format electronic (arhiva digitala)
1. Care sunt avantajele conversiei documentelor si actelor in format electronic?
2. Ce tip de documente pot fi scanate?
3. Se asigura confidentialitatea si securitatea documentelor?
SCANARE DOCUMENTE:
Se utilizeaza scannerul pentru conversia documentelor in format digital. In functie de utilizarea ulterioara a documentelor digitale, se alege rezolutia de scanare.
FISERE IMAGINE PE CD/DVD:
Documentele digitale sunt stocate pe CD/DVD in fisiere cu format imagine: JPEG, TIFF, PDF, etc.
RECUNOASTEREA OPTICA DE CARACTERE:
Se aplica recunoasterea optica de caractere asupra documentelor digitale.
STOCARE TEXT EXTRAS:
In urma recunoasterii optice de caractere, a fost extras si salvat continutul documentelor digitale in format text.
ARHIVA DIGITALA:
Utilizand o aplicatie specializata se poate crea o arhiva digitala, in cadrul carei documentele si continutul lor pot fi regasite dupa anumite criterii.
DOCUMENTE:
Formulare, analize medicale, polite de asigurari, contracte, acte contabile, etc.
Servicii - scanare/arhivare documente
Inceput pagina ...
Serviciul de scanare documente presupune conversia acestora in format digital, adica stocarea lor in fisiere de tip imagine. Formatele acestor fisiere pot varia, in functie de cerintele clientului (JPEG, PNG, TIFF, PDF, etc).
Rezolutia este un factor foarte important pentru procesul de scanare, aceasta alegandu-se in functie de destinatia utilizarii documentelor electronice. Astfel, daca scopul final este accesul rapid la documente de catre mai multi utilizatori concomitenti, atunci se poate opta pentru o rezolutie mica; daca se doreste ulterior o recunoastere optica a caracterelor, rezolutia aleasa trebuie sa fie mai mare.
Scanarea se poate efectua alb/negru, sau color, preturile fiind diferite pentru cele doua cazuri.
In urma procesului de scanare, documentelor vor fi arhivate in format electronic pe suport DVD sau alte medii daca se solicita in mod special. Stocarea se va efectua in exemplare multiple la locatii diferite pentru cazurile ce impun siguranta mai mare in pastrarea informatiilor clientului.
Acest serviciu poate fi completat cu alte servicii conexe cum ar fi recunoasterea optica de caractere si crearea unei arhive electronice. Utilizarea acestui serviciu fara alte servicii conexe este util doar in cazurile in care documentele scanate contin foarte multa grafica, cu foarte putin text ce este in plus nesemnificativ. De exemplu, scanarea ecografiilor medicale se preteaza la utilizarea acestui serviciu.
Recunoastere optica de caractere
Serviciul de scanare documente poate fi completat cu recunoasterea optica a caracterelor. Acest lucru presupune extragerea textelor din cadrul documentelor si salvarea lor intr-un format in care poate fi ulterior prelucrat (editat, tiparit, utilizat in cautari de informatii, etc). Acest lucru este util atunci cand se doreste si stocarea informatiei aferente documentului pentru a fi accesata ulterior in functie de anumite criterii.
De exemplu, in cadrul unui notariat se lucreaza cu documente ce contin foarte mult text. In mod normal aceste documente sunt redactate cu ajutorul unui procesor de text, insa dosarele unui client contin si acte aduse de acesta. Daca s-ar scana aceste acte si stoca in format imagine, atunci o cautare dupa un nume client sau o adresa nu s-ar putea efectua foarte comod. Daca insa s-ar aplica recunoasterea optica asupra imaginilor scanate, atunci textele documentelor ar putea fi stocate in format text si regasirea lor s-ar efectua facil.
Conform legii, actele oficiale din cadrul unei firme trebuiesc arhivate pentru un anumit numar de ani, numar ce variaza in functie de natura actelor. Pe langa spatiul alocat desfasurarii efective ale activitatii de baza a unei firme, mai este necesar spatiu suplimentar pentru arhive, ceea ce conduce la costuri suplimentare. Depozitarea adecvata pentru arhivele de documente, se poate asigura la costuri eficiente doar atunci cand se organizeaza in mod profesional spatii cu volume mari ce sunt administrate in conditiile unor cheltuieli minime raportate la volumul de documente administrat.
Acest serviciu poate fi completat cu alte servicii conexe cum ar fi crearea unei arhive de documente electronice, lucru util in cazul in care este necesara cautare de informatii in documente iesite din actualitate.
Arhivare/administrare documente in format electronic (arhiva digitala)
La solicitatea clientului, va putem oferi solutii pentru administrarea documentelor electronice. Software-ul ales in acest scop va diferi in functie de cerintele clientului. Astfel, se poate apela la solutii open source, sau se poate opta pentru utilizarea unei aplicatii specializate.
De exemplu, daca se doreste doar o arhivare a imaginilor dupa anumite criterii (autor, tematica, data, locatie geografica, etc), asocierea unor descrieri sau caracteristici si regasirea lor ulterioara in functie de acele caracteristici, atunci se poate utiliza un software open source gratuit.
Daca imaginile trebuie asociate cu una sau mai multe baze de date, este necesara utilizarea unui software specializat.
De exemplu, in cazul unei clinici sau al unui spital, nu este suficienta doar scanare buletinelor de analiza si a radiografiilor sau ecografiilor. Este necesara in acest caz o aplicatie de fise medicale electronice care sa poata stoca toate datele aferente unui pacient: date personale (nume, prenume, adresa, etc), profil (alergii, fumator sau nu, etc), istoric medical, buletine de analiza, medicamente prescrise, etc.
O oferta concreta va putea fi conceputa numai dupa o analiza a cerintelor clientului.
1. Care sunt avantajele conversiei documentelor si actelor in format electronic?
Regasirea usoara a informatiilor din cadrul documentelor, accesul rapid, spatiul redus pentru depozitare, consum redus de hartie.
2. Ce tip de documente pot fi scanate?
Acte contabile, fise medicale, formulare de orice tip, polite de asigurare, etc. Documentele pot fi standard (format A4, A3, etc), pe hartie obisnuita; sau documentele pot fi atipice (format non-standard, pe carton sau foaie lucioasa, etc).
3. Se asigura confidentialitatea si securitatea documentelor?
Da. Contractul incheiat stipuleaza pastrarea confidentialitatii continutului documentelor.
4. Unde are loc procesul de scanare?
Documentele pot fi scanate la sediul clientului, sau la sediul nostru, in functie de cerinte.
5. Exemple de preturi pentru scanare documente.
Mai jos este dat un exemplu de scanare simpla de documente, alb-negru, format A4, preturile* fiind diferentiate in functie de rezolutie (exprimata in dpi - dots per inch) si volum.
Pentru un volum mai mare de 400 de pagini si alte formate, se considera ca lucrarea solicitata intra in zona semiprofesionala si va beneficia de oferte speciale; rugam contactati-ne.
*NOTA: Preturile sunt exprimate in RON si nu includ TVA. Ele se pot modifica in timp si sunt date aici doar ca exemplu.
| Service & retele |
| Scanare |
| Relocare |
| Remanufacturare |
| Curs Operator PC |
| Blog IT |